隨著組織的業務不斷擴大,各地開設分公司,異地用章的問題就出現了。當分公司跟總公司同屬一個法人的時候,分公司要用章,則需要把蓋章文件郵寄到總公司蓋章,然后再郵寄回來。這樣不僅麻煩,而且等待的周期長,尤其是當前疫情防控常態化下,快遞郵寄受當地疫情影響,送達的時間并不確定。一旦分公司有急需的文件蓋章,郵寄過程就很容易耽誤蓋章進程。

針對以上異地用章郵寄的問題,可以通過電子簽章的方式解決。

《電子簽名法》《民法典》的頒布實施,讓電子簽名、電子合同應用有了法律規范和保障。近些年,各級政府單位也出臺了大量的政策文件,支持電子簽名、電子印章在各行業、場景中的推廣普及。彌補紙質文件異地簽章、文件管理難題,幫助組織實現降本增效。

什么是電子簽章

電子簽章是指用電子印章簽署電子文件的過程,使其實現與紙質文件蓋章操作相似的可視效果。不同于實物印章圖像數字化操作,電子簽章可保障數據(簽章信息、簽章證書、簽名算法標識、簽名值、時間戳)來源的真實性、完整性以及不可抵賴性。

簡單來說,電子簽章即擁有了實物印章的可視效果,同時又通過電子簽名技術來保障簽章人身份及簽章意愿。

電子簽章流程,如何進行文件蓋章

首先我們要申請一個電子印章,電子印章的申請可以通過各地的政務數字化服務平臺,電子印章申領通道進行申請,提供單位(機構)的合法證明材料以及經辦人的有效身份證明材料。

或者通過第三方電子合同服務平臺,不僅能夠為單位(機構)提供合法可靠的電子印章,而且還集同文件簽章、合同文件管理、數據存證、司法服務一體的全流程電子簽約服務。

申請到了電子印章就可以像實物印章一樣進行拖拽到指定位置進行蓋章,這里通過簽盾電子簽約流程進行展示:

組織機構可通過pc、app、H5、微信小程序等端口進入到簽盾平臺,注冊并進行主體認證,認證完成后即可申請生成電子印章,并通過權限管理授權給相關人員使用印章。

上傳需要簽章的合同文件,設置好簽署方的簽署信息,包括主體信息、簽署人信息、手機號、簽署順序等,如果是己方是先簽署的一方,則進入到簽章頁面,把印章拖拽到印章處,確認即簽章完成,再發送給簽署方。

平臺會通過短信的方式通知給簽署方,簽署方如果是第一次簽署,也需要先進行注冊并認證,申請自己的電子簽名/印章,然后就可以進入到簽署頁面,拖拽簽名或印章到簽章處進行簽章確認。

一份帶有電子印章的合同文件就算簽署完成了,整個過程都在線上進行,無需流轉到線下,使用到紙張,隨時隨地都能簽,方便且高效。